La présente notice a pour objet de définir les conditions dans lesquelles l’association sans but lucratif Capitale Européenne de la Culture 2022, ayant son siège social au 163 rue de Luxembourg, L-4222 Esch-sur-Alzette, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro F10850 (« nous » ou « Esch2022 »), collecte et traite les données à caractère personnel des visiteurs (les « Visiteurs » ou « vous ») et utilisateurs ayant créé un compte (les « Utilisateurs » ou « vous ») du site Internet accessible à l’adresse https://futurefrequencies.esch2022.lu/ (le « SITE »).

Quelles sont les données personnelles traitées par Esch2022 ?

Une donnée personnelle ou donnée à caractère personnel est une information qui permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.

A l’exception des cookies, mentionnés ci-dessous, nous ne collectons pas d’autres données personnelles que celles que vous saisissez volontairement en déposant votre candidature pour participer au workshop Future Frequencies ou que vous nous fournissez spontanément par email, notamment pour entrer en contact avec nous, à savoir vos nom, prénom, adresse email et toute autre information personnelle fournie par vous (les « Coordonnées de contact »).

A quelles fins ces données personnelles collectées via le SITE sont-elles traitées ?

Les données personnelles collectées par Esch2022 (les « Données Personnelles ») sont traitées par elle aux fins suivantes :

• communiquer avec vous et vous fournir les informations demandées ;
• déposer et gérer votre candidature pour participer au workshop Future Frequencies ;
• promouvoir nos activités (envoi de newsletters relatives à nos actualités) ;
• traitement des demandes d’accès, de rectification et d’opposition, ainsi que d’autres droits en matière de données à caractère personnel ;
• gestion des réclamations et des litiges ;
• élaboration de statistiques de visite en vue d’améliorer la performance du SITE.

Les Données Personnelles sont nécessaires à l’exécution des services sollicités par le Visiteur/Utilisateur, ainsi qu’afin de nous permettre de remplir nos obligations légales. Elles sont également nécessaires à notre intérêt légitime dans la mesure où elles nous permettent de promouvoir nos activités et communiquer sur notre programmation et améliorer l’expérience de navigation sur le SITE.

Ces finalités constituent la base légale du traitement de données auquel procède Esch2022.

A qui sont transmises les Données Personnelles collectées ?

Les Données Personnelles sont traitées en interne par les personnes dûment habilitées, dans la limite de leurs attributions respectives.

Elles sont également susceptibles d’être communiquées aux destinataires externes suivants :

• autorités administratives et judiciaires compétentes, telles que les autorités fiscales, afin de permettre à Esch2022 de remplir ses obligations légales en la matière ;
• sous-traitants (notamment prestataires informatiques qui hébergent les données) et prestataires de services externes de Esch2022 (tels que designers de sites web, agences de communication, conseils juridiques, etc.), dans la stricte mesure nécessaire et sous réserve de l’existence de garanties contractuelles propres à assurer la sécurité et la confidentialité des données.

Comment Esch2022 protège les Données Personnelles qu’elle traite?

Les Données Personnelles ainsi recueillies par Esch2022 sont traitées par elle, en qualité de responsable du traitement, dans le respect de la législation sur la protection des données applicable (à savoir notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, ainsi que toute autre règlementation ultérieure).

Esch2022 s’engage à mettre en oeuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles de nature à assurer la protection des Données Personnelles contre les risques liés à l’usage des systèmes d’information.

Esch2022 respecte les normes de sécurité généralement acceptées pour protéger les données personnelles des Visiteurs/Utilisateurs. Cependant, aucune méthode de transmission sur Internet, ni de stockage électronique, n’est sécurisée à 100%. Par conséquent, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue des Données Personnelles.

Les coordonnées de contact des Visiteurs sont conservées pour la durée nécessaire pour traiter votre demande et pour établir que nous avons répondu à celle-ci. Lors de la dissolution d’Esch2022, à savoir au moment de la fin des activités en juin 2023, les Données Personnelles collectées par le biais du SITE seront purement et simplement détruites, hormis en cas de litige.

Le compte utilisateur créé pour déposer votre candidature et les données y relatives sont conservées jusqu’à la sélection finale des candidats effectuée par la commission de sélection d’Esch 2022. Lors de la dissolution d’Esch2022, à savoir au moment de la fin des activités en juin 2023, les Données Personnelles collectées par le biais du SITE seront purement et simplement détruites, hormis en cas de litige

Pour plus d’information sur la durée de conservation de vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse de contact mentionnée ci-dessous.

Quels sont les droits dont disposent les Visiteurs / Utilisateurs ?

Conformément à la loi actuellement en vigueur et dans les limites prévues par les textes applicables, vous êtes en droit d’obtenir, sans frais :

• l’accès aux Données Personnelles les concernant ;
• la confirmation que des Données Personnelles les concernant sont ou ne sont pas traitées ;
• des informations portant au moins, sans que cette liste ne soit exhaustive, sur les finalités du traitement, sur les catégories de données sur lesquelles le traitement porte et les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées ; ainsi que
• communication, sous une forme intelligible, des Données Personnelles faisant l’objet des traitements.

Dans les limites prévues par les textes applicables, vous disposez également d’un droit de rectification des Données Personnelles le concernant et d’un droit d’opposition à la collecte et au traitement de ces données, sous réserve de justifier de raisons tenant à sa situation particulière. Il est également en droit de demander l’effacement de tout ou partie des données ou une limitation du traitement, et de faire usage de son droit à la portabilité des données. Esch 2022 ne pourra cependant donner suite à la demande d’effacement que dans certaines limites, notamment celles liées à ses obligations légales en tant que responsable du traitement.

Ces droits peuvent être exercés par e-mail, adressé à l’adresse suivante : dataprotection@esch2022.lu. Nous nous réservons la possibilité de vous demander de nous fournir un scan/une copie papier de votre titre d’identité, afin que nous puissions vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

Vous pouvez également vous opposer à l’envoi de newsletters de notre part à tout moment, soit en suivant les instructions mentionnées sur la newsletter, soit en nous adressant un e-mail à l’adresse mentionnée ci-dessus.

Pour plus d’information sur la manière dont sont gérées vos Données Personnelles ou dont exercer l’un ou l’autre des droits susvisés, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse susvisée.

Vous disposez également de la possibilité de porter plainte, en cas de manquement(s) aux règles applicables en matière de protection des données personnelles, devant une autorité de supervision telle que la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), ayant son siège au 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux. La CNPD met notamment dans ce cadre un formulaire réclamation en ligne: https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Le SITE utilise des “cookies” et autres outils similaires. Les “cookies” sont de petits fichiers textes laissés sur votre ordinateur quand vous visitez le SITE. Ils collectent des informations relatives à votre système d’exploitation, y incluant notamment votre adresse IP (Internet Protocol), navigateur et système d’exploitation, la date et l’heure de la visite, les informations d’enregistrement, l’historique de navigation et les préférences du Visiteur.

Certains cookies sont nécessaires afin que vous puissiez bénéficier de toutes les fonctionnalités du SITE, d’autres afin d’empêcher l’utilisation frauduleuse d’informations de connexion et protéger les données des Visiteurs contre les tiers non autorisés. D’autres encore sont utilisés afin de permettre et faciliter la navigation sur le SITE notamment en mémorisant les préférences de navigation du Visiteur ou encore en lui évitant d’avoir à saisir à nouveau ses informations personnelles.

Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement préalablement à leur dépôt. Vous pouvez néanmoins vous y opposer en configurant votre navigateur Internet ou en paramétrant ceux-ci lors de votre visite sur le SITE. Une telle désactivation pourrait toutefois empêcher l’utilisation de certaines fonctionnalités du SITE.

D’autres cookies utilisés par Esch2022 sur le SITE nécessitent votre accord préalable. Il s’agit des cookies utilisés à des fins :

• d’analyse statistique et de gestion du trafic pour déterminer quels sont les pages les plus visitées, les liens les plus utilisés, ou comment les visiteurs naviguent d’une page à l’autre (cookies Google Analytics, Hotjar). Ces cookies sont utilisés afin d’améliorer l’ergonomie du SITE et l’intérêt de ses services, ainsi que pour nous permettre de développer de nouveaux services ou fonctionnalités, et
• de partage de contenus et de publicité sur les réseaux sociaux (à savoir Facebook et ses partenaires – cookies Facebook Pixel).

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Les cookies sont supprimés 6 mois après leur date de dépôt dans l’équipement terminal du Visiteur/Utilisateur.